Nie finansuj działalności kontrahenta własnymi pieniędzmi. Jeżeli termin płatności minął, możesz dochodzić nie tylko należności głównej, lecz także odsetek oraz ustawowej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.
Prawo do rekompensaty może powstać już po uzyskaniu prawa do odsetek za opóźnienie. Nie trzeba wykazywać, że wcześniej poniesiono wydatki na telefony, monity albo zewnętrzną windykację. Potwierdził to Sąd Najwyższy w uchwale z 11 grudnia 2015 r., sygn. III CZP 94/15.
Ważne: rekompensata przysługuje od transakcji handlowej, a nie automatycznie od każdego dokumentu zatytułowanego „faktura”. Jeżeli pięć faktur dokumentuje pięć odrębnych transakcji, możliwe może być dochodzenie pięciu rekompensat. Jeżeli dotyczą jednej umowy albo płatności częściowych, trzeba przeanalizować warunki współpracy i dokumenty.
Brak zapłaty po terminie nie oznacza, że należy od razu kierować sprawę do sądu. Nie oznacza też, że wystarczy sama faktura. Najpierw trzeba ustalić, z czego wynika należność, czy świadczenie zostało wykonane, kiedy roszczenie stało się wymagalne i jakimi dowodami można je wykazać.
W praktyce prawidłowa kolejność działań wygląda następująco: zabezpieczenie dokumentów, ocena roszczenia i sytuacji dłużnika, wezwanie do zapłaty, ewentualne negocjacje, a dopiero następnie pozew i egzekucja. Zbyt długa zwłoka może jednak zwiększyć ryzyko przedawnienia albo utrudnić odzyskanie pieniędzy.
Krótka odpowiedź: jeśli kontrahent nie zapłacił faktury, zgromadź umowę lub zamówienie, fakturę, dowody wykonania świadczenia i korespondencję. Ustal termin wymagalności, oblicz należność główną, odsetki i możliwą rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Następnie skieruj precyzyjne wezwanie do zapłaty i oceń, czy sprawa wymaga pozwu lub zabezpieczenia roszczenia.
Faktura jest dokumentem rozliczeniowym. Sama w sobie nie zawsze dowodzi zawarcia umowy, wykonania usługi albo dostarczenia towaru. W sporze sądowym znaczenie ma cały stosunek prawny łączący strony.
Trzeba ustalić w szczególności:
Jeżeli termin spełnienia świadczenia nie został oznaczony i nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno zostać spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. Wynika to z art. 455 Kodeksu cywilnego.
Najczęstszy błąd wierzyciela polega na skupieniu się wyłącznie na fakturze. Tymczasem kontrahent może zakwestionować nie tylko wysokość należności, ale również wykonanie umowy, jakość świadczenia albo umocowanie osoby, która dokonywała ustaleń.
Do analizy warto przygotować:
Dokumenty należy zachować w oryginalnej postaci. Nie warto ograniczać się do przypadkowych zrzutów ekranu, jeżeli można zabezpieczyć pełny wątek korespondencji wraz z datami i informacją o nadawcy.
Wezwanie do zapłaty powinno jasno określać:
W wielu sprawach wezwanie pozwala uzyskać zapłatę lub rozpocząć konkretne negocjacje. Jest też dowodem próby pozasądowego rozwiązania sporu. Nie należy jednak przypisywać mu skutku, którego co do zasady nie wywołuje: samo wysłanie wezwania do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia.
Forma wysyłki powinna pozwalać wykazać treść i doręczenie wezwania. W zależności od wcześniejszego sposobu komunikacji uzasadnione może być równoległe wysłanie go pocztą oraz drogą elektroniczną.
W transakcjach handlowych wierzycielowi, który wykonał swoje świadczenie i nie otrzymał zapłaty w terminie, co do zasady przysługują bez osobnego wezwania odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.
Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. wynoszą one:
Stawkę należy ustalać dla okresu, za który naliczane są odsetki, ponieważ może się ona zmieniać co pół roku.
Po spełnieniu ustawowych przesłanek wierzycielowi przysługuje również, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności w równowartości:
W uzasadnionym zakresie można dochodzić także poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających tę rekompensatę. Każdorazowo trzeba jednak sprawdzić, czy dana relacja jest transakcją handlową w rozumieniu ustawy i czy spełniono warunki powstania roszczeń dodatkowych.
Rozłożenie długu na raty bywa rozsądne, jeżeli dłużnik ma przejściowy problem z płynnością i realnie zamierza zapłacić. Sama obietnica zapłaty nie daje jednak wierzycielowi wystarczającej ochrony.
Ugoda powinna precyzyjnie określać saldo zadłużenia, harmonogram, sposób zaliczania wpłat, odsetki, skutki opóźnienia w zapłacie raty oraz ewentualne zabezpieczenia. Przed podpisaniem ugody trzeba też ocenić jej wpływ na wcześniejsze zarzuty, przedawnienie i możliwość dochodzenia pozostałej części roszczenia.
Nie istnieje jeden tryb dobry dla każdej niezapłaconej faktury. Wybór zależy od rodzaju dokumentów, wartości roszczenia, możliwych zarzutów dłużnika i potrzeby zabezpieczenia majątku.
Pozew powinien zawierać dokładnie określone żądanie, datę wymagalności roszczenia, fakty uzasadniające żądanie oraz informację o próbie mediacji lub innym pozasądowym sposobie rozwiązania sporu. Do pozwu trzeba dołączyć dowody, które wykazują nie tylko wystawienie faktury, ale przede wszystkim podstawę i wykonanie zobowiązania.
Elektroniczne postępowanie upominawcze nie jest automatycznie najlepszym wyborem. Może być użyteczne przy prostych roszczeniach pieniężnych, lecz gdy spór wymaga szerszego materiału dowodowego albo dłużnik zapowiada konkretne zarzuty, bardziej właściwe może być skierowanie sprawy bezpośrednio do sądu właściwości ogólnej lub umownej.
Nie przedawnia się „faktura” jako dokument. Przedawnia się roszczenie wynikające z określonej umowy, dlatego terminu nie wolno ustalać wyłącznie na podstawie daty wystawienia faktury.
Ogólny termin dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi trzy lata. Przepisy szczególne przewidują jednak terminy krótsze, na przykład dla niektórych roszczeń wynikających ze sprzedaży dokonanej w zakresie przedsiębiorstwa sprzedawcy albo z umowy o dzieło. Znaczenie ma także data wymagalności oraz zasady obliczania końca terminu.
Proste przypomnienie, wiadomość e-mail lub wezwanie do zapłaty co do zasady nie przerywa biegu przedawnienia. Jeżeli termin jest bliski, nie należy odkładać analizy na czas nieokreślonych rozmów z dłużnikiem.
Wyrok albo nakaz zapłaty nie powoduje jeszcze automatycznego wpływu pieniędzy na rachunek wierzyciela. Jeżeli dłużnik nie zapłaci dobrowolnie, konieczne może być uzyskanie tytułu wykonawczego i wszczęcie egzekucji.
Dlatego już na początku sprawy warto ocenić, czy dłużnik prowadzi działalność, posiada majątek, nie znajduje się w restrukturyzacji albo upadłości i czy istnieją podstawy do zabezpieczenia roszczenia. Ekonomiczny sens postępowania zależy nie tylko od szans uzyskania orzeczenia, ale również od realnej możliwości wykonania go.
Prowadziłem liczne sprawy o zapłatę zakończone korzystnie dla klientów. Prowadziłem również sprawę o charakterze zbliżonym do opisywanej sytuacji i uzyskałem dla klienta korzystne rozstrzygnięcie.
Nie obiecuję wyniku przed sprawdzeniem dokumentów. Jeżeli roszczenie jest zasadne, działam zdecydowanie: zabezpieczam dowody, obliczam pełną wartość roszczenia, wzywam dłużnika do zapłaty, prowadzę negocjacje, a gdy jest to konieczne — kieruję sprawę do sądu.
Ze względu na obowiązek poufności nie publikuję danych stron ani szczegółów pozwalających zidentyfikować postępowanie. Wynik wcześniejszej sprawy nie gwarantuje takiego samego rozstrzygnięcia w innej sprawie — decydują konkretne dokumenty, stan faktyczny, zarzuty przeciwnika i możliwość wyegzekwowania należności.
Pozew można wnieść, ale sama faktura może nie wystarczyć do wykazania zasadności roszczenia, jeżeli dłużnik zakwestionuje umowę lub wykonanie świadczenia. Trzeba ocenić cały dostępny materiał dowodowy.
W wielu sprawach jest to zasadne i pomaga wykazać próbę pozasądowego rozwiązania sporu. Wymagalność roszczenia może jednak wynikać już z umowy lub terminu płatności. Konieczność i treść wezwania zależą od podstawy zobowiązania oraz dokumentów.
Rekompensata przysługuje po spełnieniu ustawowych warunków i zasadniczo od transakcji handlowej. Jeżeli płatność podzielono na części, ustawa przewiduje dodatkowe zasady. Nie należy automatycznie naliczać rekompensaty bez sprawdzenia konstrukcji umowy i wymagalności świadczeń.
Termin zależy od rodzaju umowy i podstawy prawnej roszczenia. Dla wielu roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wynosi trzy lata, ale przepisy szczególne mogą przewidywać krótszy termin. Termin należy liczyć od wymagalności zgodnie z właściwymi przepisami.
W transakcjach handlowych ustawa przewiduje rekompensatę 40, 70 albo 100 euro, a w uzasadnionych przypadkach także zwrot kosztów przewyższających tę kwotę. Osobno należy ocenić koszty postępowania sądowego i egzekucyjnego.
Jeżeli roszczenie jest zasadne, trzeba działać zdecydowanie i bez niepotrzebnej zwłoki. Do wstępnej oceny wskaż:
Sprawdź zakres pomocy w windykacji należności w Gdańsku albo opisz sprawę przez formularz. Sprawdzę należność główną, odsetki, możliwą rekompensatę, przedawnienie oraz właściwy sposób dochodzenia zapłaty. Nie przesyłaj danych poufnych drugiej strony przed potwierdzeniem możliwości przyjęcia sprawy.
